益阳医学高等专科学校报账说明

为提高财务服务水平，方便教职工办理报销手续，做到师生报账“最多跑一次”，计财处针对学校报账情况编写了该报账说明，对学校主要的报销业务的流程及需要提供的相关资料做了解读说明，请各部门、二级学院向老师们做好宣传，避免因资料不全导致反复退单，计财处从2023年6月1日起会按此要求执行；学校的报账指南目前正在结合网上报账进行修订，计财处后续更新后会及时推出，也请各位老师多提宝贵意见。

一、报账总体要求

（一）加强事前审批程序。事前审批包括货物（服务）项目采购申报审批表、基建（含新建、改建、扩建及修缮）项目采购申报审批表、益阳医学高等专科学校接待（业务）申请及清单、益阳医学高等专科学校出差审批表等。所有报账程序中有事前审批流程的，请先办理事前审批再报账，事前审批预算应与报账审批单预算渠道一致。

（二）票据的时效性。发票应在6个月内报销（以开票日期算起），除因在外长期培训无法回校报销外，其他情况逾期一般不予报销。

（三）学校承办的会议或培训要有部门负责人签字的会议或培训的方案，活动方案中要有具体的经费预算，结束后一次性进行报销。

（四）用于个人支出的发票（住宿费、培训费等）签上本人名字即可，其他采购原始发票上必须要有两人及以上经办人员签字，采购验收人员不能与申请人相同（一般是资产管理员验收）。

（五）创收项目报销前请提前来计财处调增预算；报销时请在部门预算列支渠道清楚写明来款渠道及时间，附收款凭证(收款时计划财务处出纳提供)。

（六）项目有财评报告的，请附财评报告复印件。

二、各类报销的流程及需要提供的相关资料

（一）货物、服务类采购报销

1.报账审批单。“双高”项目请领导签章时填写“双高”、“专业群”项目预算。

2.货物（服务）项目采购申报审批表。依据《益阳医学高等专科学校采购管理细则》（益医专字〔2023〕35号）填报并审批。货物类采购包括办公用品、专用材料、专用设备、软件、图书、印刷品等；服务类采购包括科研协作费、测试加工费、版面费、咨询费、委托业务费、专家劳务费等；5万以下维修项目，为货物或服务类采购。

3.发票。若合同为分次付款第一次须开全票，根据合同要求分批次付款；采购设备时，如果供货方为一般纳税人，则需要提供“税务专用发票”。

4.入库单。所有货物采购需在计财处资产部门办理耗材或固定资产入库；若合同为分次付款，可以在综合验收后入固定资产。

5.合同。校内招标、政府采购等需提供采购合同。电子卖场竞价、直购需提供政府电子卖场采购协议；有签订具体合同也需提供合同。

6.采购清单。货物清单、服务清单等。

7.验收单。货物验收单或服务验收单、电子卖场专用验收单。

8.招标及中标通知书。校内招标、政府采购需附招标及中标通知书、招投标及合同挂网公示情况。

（2）接待费报销

1.报账审批单

2.益阳医学高等专科学校接待（业务）申请及菜品清单。参照《益阳医学高等专科学校公务接待管理办法》（校行字〔2019〕21号）填报。

3.接待公函。一般应由对方单位提供。

4.发票。若报销人已支付，请提供支付记录（支付记录均应为对公支付，微信对私转账不能作为支付依据），未支付的报账后由计财处直接支付到对公账号。

（三）差旅费报销

1.报账审批单。“双高”项目请领导签章时填写“双高”、“专业群”项目预算。

2.益阳医学高等专科学校出差审批表

（1）学院职工出差。

学院职工出差使用学院经费，出差审批由学院负责人签批。

学院职工出差使用教务、科研等部门经费。出差前请学院负责人签批、经费所在部门负责人签批。

（2）行政部门职工出差。出差审批由部门负责人和分管校领导签字。

（3）学院院长和各部门负责人出差还需按规定向主要领导做好请假汇报。

3.益阳医学高等专科学校差旅费报销单。参照《益阳医学高等专科学校差旅费管理办法》（校行字〔2018〕68号）填报。特别注意益阳市中心城区以外的区县出差（市内出差）交通补助标准为60元/天。

4.车票、住宿发票及支付记录。飞机票凭证：乘坐飞机应提前向校长汇报并同意，报账时请校长在机票上签字；住宿费凭证：酒店开具增值税发票并且需附有酒店提供的住宿清单；支付记录：均应为对公支付，微信对私转账不能作为支付依据。

5.学习、培训、会议需分管校领导在参会或参培文件上签字同意，外省出差需校长在参会或参培文件上签字同意；附参会或参培人员信息回执单。

6.长期培训参照《益阳医学高等专科学校差旅费管理办法》（校行字〔2018〕68号）填报。

（四）专家劳务报销

1.报账审批单。部门预算渠道根据本年部门预算填写，如为“双高”项目请领导同时填写“双高”、“专业群”项目预算。

2.货物（服务）项目采购申报审批表。依据《益阳医学高等专科学校采购管理细则》（益医专字〔2023〕35号）填报并审批。特别注意，科研劳务费也需要事前审批。

3.非职务性劳务统计表。依据《益阳医学高等专科学校非职务性劳务费发放管理办法(试行)》（益医专字〔2022〕88号）填报并审批。

4.个人收入发放表。部门账号登录智慧财务管理平台的个人收入发放统计系统录入并打印。

5.讲座、培训等时间安排表或通知。

6.专家讲座、培训等现场照片、新闻报道、签到表等附件材料。

（五）比赛、活动类报销

1、报账审批单。“双高”项目请领导签章时填写“双高”、“专业群”项目预算。

2.活动或比赛的方案。

（1）学校组织的活动要有活动方案，同时方案上面部门负责人签字，同时加盖部门或学院公章，活动方案中要有具体的经费预算（无经费预算不报账）。

（2）校外教学比赛要有参赛文件，同时方案上由参赛学院院长→教务处处长→教务处分管校领导→校长（国赛或出省比赛）签字同意参赛；同时附参赛报名表。

3.发放表。

（1）奖金。

学生活动参照学工处学生活动奖励标准。

学生竞赛参照教务处《足球竞彩网组织开展学校2023年学生专业技能大赛的通知》（校教字〔2023〕1号）和《足球竞彩网教学奖励性绩效发放办法（试行）》（益医专字〔2022〕54号）填报发放表。

（2）奖品。参照货物、服务类采购方式。教职工活动参照《湖南省基层工会经费收支管理实施细则》（湘工会〔2018〕20号）填报。

（3）快餐费。参照学校公务接待办法中足球竞彩网加班用餐的规定进行审批并提供用餐名单；中餐、晚餐一般不超过40元/餐的标准、学生一般不超过20元/餐的标准，如果学校未放假，一般应优先选择学校食堂提供。

4.活动或比赛的报道、奖状、照片、参赛名单等。

（六）科研、教研教改、青年骨干教师、领军人才等个人经费报销

1.报账审批单。

（1）科研经费。参照科研处《足球竞彩网科研项目和科研经费管理办法》（校行字〔2018〕78号）。

（2）教研教改经费。参照教务处《教学改革研究项目管理办法》（益医专字〔2023〕12号）。

（3）青年骨干教师、领军人才经费。参照组织人事处《益阳医学高等专科学校领军人才培养计划实施办法》（益医专字〔2022〕29）号报账。

2.报账分类：

（1）货物（服务）项目采购申报审批表。参照货物、服务类采购报销流程。

（2）劳务费。劳务费参照专家劳务费报销流程。

（3）差旅费。培训、会务差旅费参照差旅费报账流程。

（4）其他。

3.科研、课题等经费卡正反两面复印件。科研处登记后复印。

（七）基建及维修工程类报销

1.报账审批单。参照《基建管理暂行办法》（益医专字〔2023〕9号），《维修管理暂行办法》（益医专字〔2023〕10号）填报并审批。“双高”项目请领导签章时填写“双高”、“专业群”项目预算。

2.基建（含新建、改建、扩建及修缮）项目采购申报审批表。参照《益阳医学高等专科学校采购管理细则》益医专字〔2023〕35号文件。事前审批预算需与报账预算一致。

3.招标及中标通知书、招标挂网截屏打印。

4.发票。分次付款第一次必须开全票，根据合同要求付款，支出说明填写清楚。发票上面需经办人和证明人签字。

5.入库单。5万以上维修、装修工程需入固定资产；若基建及维修工程为分次付款，审计验收后入固定资产。

6.合同

7.达到合同支付条款的附件。如初次验收单、综合验收单、审计报告等。

（八）尾款报销需提供的资料

1.报账审批单。预算渠道与第一次报账一致。

2.领款单。需分管校领导签字。

3.暂存款查询表。计财处会计科提供，根据合同进度付款。

4.付款申请。基建工程类尾款，需对方公司提供工程进度付款申请并盖章。建议分管校领导在付款申请上签字。

5.事前审批表。基建（含新建、改建、扩建及修缮）项目采购申报审批表或货物（服务）项目采购申报审批表。

6.招标及中标通知书。

7.合同。

8.入库单。若为分次付款，基建类审计验收后入固定资产，货物类综合验收后入固定资产。

9.达到合同支付条款的附件。如初次验收单、综合验收单、审计报告等。

三、参考文件

1.《经济活动管理办法（修订）》益医专字〔2023〕4号

2.《益阳医学高等专科学校预算管理办法》益医专字〔2023〕5号

3.《校院二级财务管理实施细则（试行）》益医专字〔2023〕6号

4.《益阳医学高等专科学校贯彻落实“三重一大”决策制度实施办法（修订）》益医专党字〔2023〕26号

5.《益阳医学高等专科学校采购管理细则》益医专字〔2023〕35号

6.《益阳医学高等专科学校公务接待管理办法》校行字〔2019〕21号

7.《益阳医学高等专科学校差旅费管理办法》校行字〔2018〕68号

8.《益阳医学高等专科学校非职务性劳务费发放管理办法(试行)》益医专字〔2022〕88号

9.《足球竞彩网组织开展学校2023年学生专业技能大赛的通知》校教字〔2023〕1号

10.《足球竞彩网教学奖励性绩效发放办法（试行）》益医专字〔2022〕54号

11.《足球竞彩网科研项目和科研经费管理办法》校行字〔2018〕78号文件

12.《教学改革研究项目管理办法》益医专字〔2023〕12号

13.《益阳医学高等专科学校领军人才培养计划实施办法》益医专字〔2022〕29号

14.《湖南省基层工会经费收支管理实施细则》湘工会〔2018〕20号

15.《基建管理暂行办法》益医专字〔2023〕9号

16.《维修管理暂行办法》益医专字〔2023〕10号